Notulen Jaarvergadering 2017

22 januari 2019

Jaarvergadering notulen 2017

Opening door Willy,
 hij bedankt iedereen voor de komst en heeft van een aantal een afmelding ontvangen, toch een mooi aantal om mee te denken om het een gezonde vereniging tehouden.
Goed  jaar gehad, vooral het open toernooi wederom een succes en dit jaar vindt dat wederom plaatst. En het succes van het denktankteam.

Notulen algemene ledenvergadering 2016. Deze staan op de site www.tennis-rtv.nl.
Evt.aanmerkingen. Even nagekeken en de punten zijn uitgevoerd.

Mededelingen van de voorzitter.
Aktie Hart van Salland van de Rabobank, alle klanten kunnen stemmen, maximaal 3 stemmen op een vereniging. Het levert
altijd een mooi bedrag, dus iedereen stem. Subsidie Carmel/Landstede krijgen we ieder jaar. Op dinsdagmiddag stellen wij de banen beschikbaar voor de scholieren.
KNLTB club ingevoerd.
Energie en milieu, Wim Visser gaat zich in verdiepen hoe wij als vereniging hier ook baat bij kan hebben en hieraan mee te werken.
Trainingslessen, inlooptraining, we willen ook graag een avond om lessen te kunnen volgen.

Jaarverslag van door Activiteitencommissie 2017
In 2017 bestond de activiteitencommissie uit: Hans Falk, Thomas Visscher en Patrick Luchtenberg, deze zijn aftredend en Heidi van de Ende gaat hen in vervangen.

2017 zijn we gestart met het jaarlijkse openingstoernooi. Dit jaar was de opkomst een stuk hoger dan in 2016. Er deden 30 mensen mee.

Vervolgens stond in juni het Open Toernooi op de planning. Ook dit jaar was het weer een zeer geslaagd toernooi. Helaas hadden we 8 inschrijvingen minder dan in 2016, maar alsnog hebben we een leuke hoeveelheid wedstrijden. Voor 2018 hopen we weer op het niveau van 2016 te komen.

In september is voor de derde keer het bedrijventoernooi georganiseerd, wederom door Jacqueline van Brink en Ingrid Hollegien. Ook dit jaar weer zagen we nieuwe gezichten en dit toernooi wordt door alle aanwezigen als een heel leuk toernooi gezien. Ook in 2018 zijn Jacqueline en Ingrid bereidt om het bedrijventoernooi weer te organiseren.

We hebben het tennis jaar 2016-2017 zoals gebruikelijk weer afgesloten met het Wenny Pieters Toernooi.
Het was een heel heel gezellige dag met 24 deelnemers, waarbij we met alle soorten weer te maken hebben gehad, regen, zon en harde wind waardoor er zich soms heel onvoorspelbare balsituaties voordeden


Activiteitencommissie plannen 2018
- Toss samen met Ramele, om het half uur wisselen.
Harry over het denktankteam, aanbevelingen eerder beginnen, terugkoppeling
nieuwe leden, nieuwkomers opvangen. tossavond voor nieuwe leden.
Buddygroep inschakelen, Harry wil rol wel blijven vervullen als buddy.
Laddercompetitie zou men graag willen opstarten. Meer PR zou wenselijk zijn.



Jaarverslag 2017 van de  Parkcommissie van RTV.
Zoals gebruikelijk is er ook in 2017 weer veel aandacht besteed aan het aanzien en de kwaliteit van ons park. Meestal werd er op de eerste woensdag van elke  maand periodiek algemeen onderhoud gepleegd door  een groep trouwe vrijwilligers,  aangestuurd en gecoördineerd door Rieks en Henk.

De banen 1 en 2, vervangen in 2014, zijn nu goed bespeelbaar
Door regelmatig gebruik te maken van de sleepmat ontstaat een nog betere verdeling van het zand en dat speelt prettiger. Uiteraard wordt het slepen ook van de leden verwacht.

Aangezien de planken van de terrasbanken (tussen baan 2 en 3) er niet beter op werden, zijn er een aantal door nieuwe vervangen.

Ook zijn er weer lampen van de baanverlichting vervangen. Het geheel aan baanverlichting vervangen door ledverlichting heeft de aandacht.

Tegen het eind van het speeljaar bleek de waterdoorlaatbaarheid van de banen 3 en 4 slecht te zijn. Dat is te wijten aan de algengroei. Ook andere parken kampen met hetzelfde probleem. Met een “prikmachine” zijn er vele gaten in de mat gemaakt. Tevens dient er per baan een ton zout  te worden gestrooid om de algengroei tegen te gaan.

En groter toegangshek tot baan 3 is geplaatst i.v.m. een betere bereikbaarheid met de tractor. Het vorige hek was te krap en was ook precies tegenover een netpaal.

Vlakbij de oefenkooi zijn nieuwe laurierstruiken geplant om het geheel van de afscheidingsheg compleet te maken.

Er doen zich soms  problemen voor met de sloten (cylinders) van de toeganshekken en kleedkamer.
Aangezien het gecertificeerde cylinders en sleutels zijn is vervangen daarvan een kostbaar probleem.
Er wordt getracht het e.e.a  op te lossen.

 Verder zijn er ook in 2017  wederom de nodige kleine klussen opgeknapt. Ons park ligt er weer prima bij. We kunnen hier nog steeds goed mee voor de dag komen.

Jans Koopmans namens de parkcommissie wenst eenieder veel speelplezier.

4. Jaarverslag Secretariaat
De taak bestaat uit de ledenadministratie en deelname aan het bestuursvergaderingen. De grootste aandacht zal opgaan aan de ledenadministratie, aangezien we over zijn gegaan naar KNLTB Club en er nog allerlei kinderziektes in zaten, heeft dit wel enig uren gekost om alles goed op de rit te krijgen. Tevens hadden we onze E 30 aktie, waar ook enig werk uit voortkwam, omdat deze leden buiten de bond om gingen.
Maar zoals het er nu uitziet, zullen we in 2018 beter van start gaan.
Het bestuur heeft dit jaar meerdere keren vergaderd.
De belangrijkste vergaderpunten waren: Het werk in de verschillende commissies en het nieuwe contributiesysteem.
Wat betreft het nieuws vanuit de ledenadministratie:
Eind 2016 had RTV 179 leden bij de bond en  Eind 2017 hebben we 191 leden bij de bond en 9 ondersteunende leden.
Dus een groei van 12 aktieve leden, wat na jaren afname van de leden en ook in 2017 van 17 afmeldingen, dus mooi om te melden is.
Dit is mede gekomen door onze aktieve leden van het DENKTANK.
We hadden door onze E 30 aktie een toename van 40 nieuwe leden, hiervan hebben er
14 weer opgezegd en 26 leden zijn gebleven en 3 nieuwe leden buiten de aktieperiode om.

De maand Mei was onze aktiemaand  met  als belangrijkste punten :Tennis met een kennis, de PR, flyers, facebook, website, toernooien, het nieuwe bord
  Tennispark, Raalte Centrum.
Leden van 25 tot 45 zijn  persoonlijk benadert om te vragen hoe men de tennis bij RTV ervaart en of men Kennissen heeft, die zouden willen tennissen. En niet te vergeten de Bus van  Harry bestickerd met Tennispark Centrum Raalte,die op diverse plaatsen in Raalte zichtbaar en goed herkenbaar was.De Buddygroep nieuwe leden door bestaande leden, wegwijs laten maken,  hoe werkthet afhangbord en de evaluatie naderhand hoe men het vindt gaan op de vereniging.
Kortom een geslaagd jaar van ons DENKTANKTEAM.
6. Financieel jaarverslag 2017 door de penningmeester
Verslag van de kascontrolecommissie en benoeming nieuwe commissie Lammert Nijkamp en Jan de Wit

Ondanks het feit dat o.a.:
de kosten voor de boiler v/h clubgebouw - die eind 2016 al is vervangen - in afgelopen jaar (2017) zijn betaald;
het incasseren van de contributie over 2017 - na de overstap naar KNLTB.Club - zeer moeizaam is verlopen en eenmalig in 1x (i.p.v. 2x) is geïncasseerd, waarvoor mede namens KNLTB.Club nogmaals onze excuses;
valt het resultaat over 2017 evengoed hoger uit als begroot.
Dit is uiteraard mede te danken aan de ledenwervingsactie die door het wervingsteam (onder aanvoering van Harry ten Have) in gang is gezet. Omwille van de continuïteit zou het natuurlijk mooi zijn dat deze actie jaarlijks een vervolg krijgt ofwel wordt doorgezet.
Baten
Niet verwachte, maar (wederom) toch ontvangen subsidie van € 1.000,00 vanuit de gemeente, de actie van Hart voor Salland van de Rabobank én een extra ontvangen subsidie van € 750,00 voor de ledenwervingsactie laten voor deze post een flink positief verschil zien.
Daarnaast is de kantineomzet wederom hoger uitgekomen.
Lasten
Kosten KNLTB en telefoon-/websitekosten zitten per saldo nagenoeg op de begroting van 2017. Ook heeft de zoektocht van Ben Veldman naar goedkopere energieleverancier indirect geleid tot lagere maandlasten bij onze huidige energieleverancier (Essent). Wat hier tevens aan bijgedragen heeft, is eerder genoemde boiler die vervangen is uiteraard.
De activiteitencommissie heeft er voor het 2e jaar op rij voor gezorgd dat het open toernooi qua directe kosten (inschrijfgeld tegenover prijzengeld) nagenoeg niets heeft gekost en wel direct heeft bijgedragen aan de stijging in kantineomzet.
Begroting 2018
Voor wat betreft de bekende uitdagingen in ledenaantal en sponsoring is de begroting voor 2018 redelijk behouden en voorzichtig ingestoken. Met het oog op de duurzaamheid in relatie tot een verdere reductie van de energiekosten en de huidige, financieel gezonde staat van de vereniging, is het advies om de investering van LED-verlichting rondom de banen te gaan overwegen.
Verder is het streven voor dit jaar uiteraard om in samenspraak met KNLTB.Club de contributie weer in 2x (1x in april en 1x in oktober) te incasseren - zoals te doen gebruikelijk - zonder daarbij alle leden te overspoelen met overbodige mails, bijbehorende frustraties en corrigerende acties.
Tot slot zal dit jaar benut worden om de financiële huishouding naar eer en geweten over te dragen naar een nieuwe vrijwilliger/kandidaat die hier ongetwijfeld zijn/haar ziel en zaligheid in zal stoppen.
Speciaal bedankje aan Tiny en jullie allen succes met het doorzetten van deze mooie, gemoedelijke vereniging!
Financieel jaarverslag vereniging en stichting door de penningmeester.

De (afzwaaiend) penningmeester Marc Heethaar
Bestuursverkiezing, penningmeester treedt af en is niet herkiesbaar, voorzitter activiteitencommissie, niet verkiesbaar
Tegenkandidaten voor genoemde functie kunnen tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk worden ingediend bij het secretariaat
Tevens zal in de loop van 2018 ook de functie competitieleider en webmaster vacant komen.

Rondvraag.
 Stoppelhaene helpen op donderdagavond
Tossmiddag18 en 25 maart rondmailen.

Sluiting
Willy bedankt iedereen voor de komst en wenst iedereen weer veel tennisplezier in 2018

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

0572-358271

Address

Ceintuurbaan 26a
8102 AB Raalte